Remerciements

Mes remerciements vont en premier lieu à M. Legoff, Directeur de la Bibliothèque Francophone Multimédia, qui m'a permis d'effectuer mon stage dans sa structure.

Un grand merci également à tous les membres du Pôle Limousin et Patrimoine et du dépôt légal pour leur accueil chaleureux, et plus particulièrement à M. Étienne Rouziès, mon maître de stage et à Mme Sonia Hennequin, mon enseignante référente.

Merci à tous les personnels de la bibliothèque qui m'ont accueillie et fait partager la passion qu'ils ont pour leur métier.

Je tiens aussi à remercier toutes les personnes que j'ai contactées durant ce stage, qui m'ont écoutée et qui se sont portées volontaires pour répondre à mes demandes.

Introduction

La Bibliothèque multimédia francophone de Limoges est, depuis 1943, un des trente Pôles associés de la Bibliothèque nationale de France en ce qui concerne le dépôt légal imprimeur. À ce titre, le service du dépôt légal reçoit un exemplaire de toute publication imprimée à plus de 100 exemplaires dans sa région.

À Limoges, le service du dépôt légal est rattaché au Pôle régional : le Pôle Limousin et Patrimoine. Cette relation entre les deux services est tout à fait cohérente car tous les documents du fonds du dépôt légal sont voués à la conservation. Pièces après pièces, ils viennent agrémenter le patrimoine régional. De plus, ils sont le reflet d'une région dans son époque et seront, dans le futur, des riches ressources pour les chercheurs tels que les historiens ou les généalogistes.

Le fonds du dépôt légal est très varié : on y trouve de nombreux documents dont certains, éphémères. Ainsi arrivent dans le cadre de ce dépôt des monographies, des affiches, des périodiques, des brochures : ce sont ces deux derniers qui nous intéresserons plus particulièrement.

Nous portons régulièrement notre attention sur les publications périodiques qui nous entourent : lecture minutieuse de notre journal hebdomadaire, consultation quasi-quotidienne du programme de télévision, attente de la sortie de notre magazine favori…

Cependant, certaines de ces publications ne jouissent pas de cette attention, et nous ne soupçonnons parfois pas leur aspect cyclique. Qu'en-est-il des bulletins municipaux, des brochures publicitaires, commerciales, informatives, ou bien même des flyers que nous ne voyons parfois même plus ?

Nous pouvons nous interroger afin de comprendre la place que ces publications occupent et l'intérêt que le public et les professionnels y portent, et ce, plus précisément au sein de la Bibliothèque francophone multimédia, au Pôle Limousin et Patrimoine et au service du dépôt légal. Nous tâcherons pour cela de définir ce que sont les publications dites éphémères.

Dans un second temps, nous verrons les moyens qui peuvent être mis en œuvre pour collecter ces publications et pour les faire vivre. Au service du dépôt légal de Limoges, cette action de valorisation des périodiques et éphémères a été envisagée à travers la création de partenariats avec des institutions émettrices et collectrices de tels documents. Nous verrons quels ont été les questionnements préalables nécessaires à la création de ces « points relais ».

Il nous faudra ensuite étudier la façon dont les périodiques et les éphémères sont traités physiquement et intellectuellement afin de rendre compte de leur intégration au sein du fonds du dépôt légal et de la Bibliothèque francophone multimédia.

Dans un dernier temps, et comme résultante de la mise en place des « points relais », nous verrons quels sont les possibles aménagements à effectuer afin de prévoir une réception de publications périodiques plus importante et dans des conditions optimales pour le personnel du dépôt légal.

I- Structure d'accueil

I.1- La Bibliothèque francophone multimédia

J'ai effectué mon stage à la Bfm[1], qui est la bibliothèque municipale de la ville de Limoges. Ouverte en 1998, elle est organisée en réseau. Elle comporte ainsi un site principal en centre-ville et cinq annexes, dites bibliothèque de quartiers. Le site du centre-ville au sein duquel j'ai réalisé mon stage est divisé en six Pôles distincts, à savoir : « Art », « Francophonie », « Jeunesse », « Littérature », « Limousin et Patrimoine » et le Pôle « Sciences ». 

La Bfm est une bibliothèque municipale classée (BMC), grâce au fonds ancien qu'elle conserve pour le compte de l'État. C'est également une bibliothèque municipale à vocation régionale (BMVR), en cela qu'elle est :

« un établissement situé sur le territoire d'une commune d'au moins 100 000 habitants […] et qui répond notamment à des conditions de surface, d'importance du fonds et de diversité de supports documentaires, d'aptitude à la mise en réseau et d'utilisation de moyens modernes de communication fixées par le décret en Conseil d'État .»[2] 

Enfin, la Bfm est pôle associé avec la BnF[3] pour la littérature francophone depuis 1998, et pour le dépôt légal imprimeur[4] depuis 1943. 

La période durant laquelle s'est déroulée mon stage a été une période charnière pour la Bfm. En effet la bibliothèque a changé de S.I.G.B.[5] fin mai 2011, pour passer du logiciel Loris à Koha. J'ai ainsi pu assister à la formation pour le personnel et saisir les enjeux de ce chantier d'envergure.

I.2- Le Pôle Limousin et Patrimoine

Le Pôle Limousin et Patrimoine est l'un des six différents Pôles de la Bfm. Supervisé par M. Étienne Rouziès, Conservateur d'État, le Pôle compte une équipe de neuf personnes, dont un poste et demi sont attachés au service du dépôt légal.

Le Pôle Limousin et Patrimoine a pour mission de collecter, diffuser et conserver des documents locaux et patrimoniaux. Le fonds disponible est de ce fait très varié : œuvres d'auteurs locaux, études réalisées sur la région … Des romans du terroir, des ouvrages sur la vie de la région et des guides sont, par exemple, en libre accès et empruntables. Ces ouvrages contemporains sont acquis en deux exemplaires par le Pôle : le premier est mis en libre accès et le second est conservé en magasin. Certains documents, plus anciens, sont uniquement consultables sur place. Enfin, une politique de numérisation a été mise en place pour des documents dont la seule consultation pourrait nuire à leur intégrité physique. C'est le cas notamment pour le Graduel de Fontevrault, les portraits Limousins ou bien les numéros du Populaire du Centre couvrant la période de 1939 à 1947[6]. 

Bien qu'une partie de son fonds soit rare et précieuse, la politique engagée par le Pôle Limousin et Patrimoine est une politique d'ouverture et de partage avec le plus grand nombre de ses lecteurs. Les nouvelles technologies permettent notamment au pôle de se tourner vers l'extérieur, et l'on peut désormais en suivre les actualités grâce à leur compte Twitter[7]. 

Dans une dynamique d'ouverture au public, le Pôle organise également des événements ponctuels comme des conférences dans le cadre des Trésors de la Bfm portant sur des sujets diversifiés (« L’Art inconnu de la reliure », le 19 mars 2011, « Le dépôt légal, le charme de l'éphémère »,le 21 mai 2011 ...) ou encore des ballades poétiques (« D'infinis paysages », le 18 juin 2011).

Ma période de stage a également coïncidé avec la mise en place d'une salle « Arts et Musiques ». Cette salle reflète la volonté du Pôle de promouvoir et de valoriser ses artistes locaux. On y retrouve les CD, DVD, VHS et livres sur l'art (pan 700 à 791 de la classification Dewey). Elle a également été équipée d'une chaîne hi-fi, d'un écran plat et d'un lecteur DVD afin de permettre aux usagers de consulter et d'écouter les œuvres sur place. Enfin, les numéros du jour du Populaire du Centre (édition Limoges et Haute-Vienne) et de l'Écho du Centre y sont consultables, à la façon d'un petit salon, afin que les lecteurs se sentent à l'aise.

L'ouverture récente de cette salle est l'aboutissement et la concrétisation du projet tutoré réalisé par une équipe d'étudiants de la licence professionnelle Métiers des Bibliothèques et de la Documentation de l'année universitaire 2009-2010.

Il n'est pas encore possible apprécier l'impact de la salle sur les prêts et sur la valorisation du Pôle Limousin et Patrimoine, mais les retours positifs des lecteurs habitués récompensent d'ores et déjà les efforts des étudiants à l'initiative de ce projet, et ceux du personnel pour sa réalisation.

I.3- Le dépôt légal imprimeur

I.3.1- Histoire et objectifs du dépôt légal en France

Le dépôt légal résulte de l'édit de Montpellier institué en 1537 par François Ier. Tous les imprimeurs et libraires devaient désormais déposer à la librairie du Château de Blois un exemplaire de chaque imprimé circulant sur le territoire avant sa commercialisation. Il s'agissait de constituer une collection exhaustive de toutes les œuvres produites dans le Royaume. Outre ce dessein salutaire de collecte et de mémoire, François Ier instaure le dépôt légal dans le but de contrôler, a priori, les travaux émis par les imprimeries, notamment protestantes.

Le dépôt légal connaît ensuite une existence tumultueuse : abrogé en 1790 au cours la Révolution au nom de la liberté de publier, restauré en 1793 afin de prévenir les contrefaçons. Une des grandes modifications dans l'organisation du dépôt légal apparaît en 1925 avec l'institution du double dépôt dépôt légal éditeur et le dépôt légal imprimeur. Dès lors, les éditeurs ont l'obligation de faire le dépôt de deux exemplaires de leur production. Les imprimeurs de leur côté font le dépôt d'un exemplaire de leurs travaux. En 1943, le dépôt légal imprimeur est délégué en région. Ainsi une bibliothèque par région se charge de collecter tous les documents imprimés sur son territoire pour le compte de la BnF. À ce titre, les bibliothèques dépositaires du dépôt légal imprimeur fournissent des statistiques précises à la BnF qui opère un contrôle croisé pour appréhender l'ensemble de la production éditoriale nationale.

Outre les modifications liées à l'organisation, le dépôt légal a largement évolué au cours des époques et des avancées technologiques, notamment en ce qui concerne les formats qui lui ont été peu à peu intégrés. S'il ne traitait que des publications imprimées en 1537, la déclaration de dépôt légal s'applique aujourd'hui également aux sites internet.

Le dépôt légal est désormais légalement défini par le Code du patrimoine (Articles L131-1 à L133-1) et le décret du 31 décembre 1993, modifié par le décret du 13 juin 2006.

« Le dépôt légal est l'obligation légale pour tout éditeur, imprimeur, producteur ou distributeur de déposer à la Bibliothèque nationale de France ou dans d'autres institutions désignées, un ou plusieurs exemplaires des documents qu'il produit ou diffuse »[8] 

Pour résumer, actuellement, quatre types d'organismes sont habilités à recevoir des documents au titre du dépôt légal :

·la BnF, pour le dépôt éditeur et le dépôt imprimeur concernant la région Île-de-France

·le Centre National du Cinéma et de l'image (C.N.C.) pour le films

·l'Institut National de l'Audiovisuel (I.N.A.) pour les documents télévisés et radiodiffusés

·les bibliothèques en région, pôle associés avec la BnF au titre du dépôt légal imprimeur.

Malgré bien des évolutions et quelque soit l'organisme dépositaire, le dépôt légal a conservé jusqu'à nos jours toute sa vocation patrimoniale et culturelle. Il se veut être l'image d'une région à un moment donné et reflète ainsi les mœurs et attitudes d'une société. À long terme, le dépôt légal est porteur d'une utilité ethnographique et d'une iconographie qui seront se mettre au service des généalogistes et autres chercheurs. Le dépôt légal est la mémoire d'une civilisation à travers ses imprimés.

I.3.2- Le dépôt légal imprimeur à Limoges

Depuis 1943 et suite à la signature de conventions, la Bfm de Limoges est pôle associé avec la BnF en ce qui concerne le dépôt légal imprimeur. Ce service, directement rattaché au Pôle Limousin et Patrimoine de la Bfm, est constitué d'une équipe d'une assistante qualifiée à temps plein et d'un agent du patrimoine à mi-temps.

Le service du dépôt légal est installé dans la Chapelle de la Règle depuis 1986.Situé dans les jardins de l'Évêché., ce bâtiment fût la chapelle de l'Abbaye Sainte-Marie de la Règle puis celle du Grand Séminaire. Haute de six étages, le rez-de-chaussée est actuellement occupé par le Musée de la Résistance[9] tandis que les cinq autres sont consacrés au service du dépôt légal. Au total ce sont 1800m2 disponibles pour les documents collectés au titre du D.L.I.. En réalité, seul l'équivalent de deux étages sont dédiés au D.L.I. : le premier est occupé par les bureaux du personnel et par les périodiques de petits et grands formats. On retrouve une partie des périodiques au second niveau ainsi que toutes les publications éphémères (brochures, affiches...). Au quatrième sont stockées les monographies. Le reste de la surface disponible permet par exemple de conserver des documents de la Bfm et de ses annexes. On retrouve également une partie du fonds du Grand Séminaire au sixième étage.

La séparation géographique entre le dépôt légal et la Bfm nécessite quelques aménagements logistiques : en effet, une navette effectue régulièrement le trajet entre les deux sites afin de transporter les documents. Néanmoins le service du dépôt légal n'aurait pas pu disposer d'un tel espace au sein des locaux de la Bfm. Or, bénéficier d'une telle surface apparaît comme un réel atout pour gérer l'accroissement des collections qui est très rapide dans un service de ce type. De plus, l'aspect patrimonial et culturel du fonds se conjugue parfaitement avec celui du bâtiment.

La question de la conservation des documents est aussi importante. De nombreux critères sont à prendre en compte : eau, humidité, température... Les préconisations de la BnF sont les suivantes : température entre 18 et 22°C, humidité relative de 50 à 55 %, niveau d'éclairage de 200 lux pour les espaces de stockage. Pour se protéger de tout dégât des eaux, aucun document voué à la conservation ne doit être stocké au sol. La particularité du bâtiment du dépôt légal a soulevé de nombreuses interrogations quant aux bonnes conditions de conservation. Afin d'y répondre, M. Éric Briot, chargé de reliure et de conservation à la Bfm, a effectué des mesures. Des relevés hygrométriques et thermiques ont été faits en 2009 et 2010, ce pendant plusieurs semaines, en été comme en hiver. Il n'a pas relevé d'anomalies et ne s'est donc pas opposé à la conservation de documents patrimoniaux dans la chapelle de la Règle.

Fin 2009, un expert en conservation de la BnF est venu corroborer ces résultats. Il a prélevé de nombreux échantillons qu'il a ensuite analysés (cuir des livres, poussière, tissus des rideaux, métal des étagères …). Ces observations sont revenues positives, même si les mesures de l'air révèlent une sécheresse légèrement supérieure à la moyenne. Les documents risquent donc de vieillir un peu plus vite, mais l'expert n'a pas détecté de danger imminent. Il a également fourni quelques recommandations:

·ôter les rideaux qui capturent la poussière et favorisent le développement de champignons,

·changer les boîtes de conservation qui n'étaient pas en carton neutre et qui comportaient des lacets en coton (chantier en cours),

·remplacer les vitraux par un double vitrage opaque ou bien y ajouter un film protecteur ( le projet est lancé, des ouvriers de la ville sont venus prendre les métrés afin de changer les vitraux).

Malgré l'aspect atypique et toutes les particularités de la chapelle de la Règle, aucune contre-indication n'a été formulée pour qu'elle soit un bâtiment de stockage de fonds voué à la conservation. Il est même agréable de voir ce bâtiment historiquement riche renfermer une collection patrimoniale.

II- Publications périodiques et éphémères

II.1 Les bulletins municipaux

II.1.1- Découverte du fonds...

Une de mes premières missions au D.L.I. fut de cataloguer les bulletins municipaux des communes de la région Limousin. Je me suis aussi chargée de cataloguer les bulletins municipaux de l'Indre dont nous disposions, car ce département a été rattaché à la région Limousin pour le dépôt légal jusqu'en 1996.

Il m'a fallu dans un premier temps en extraire les fiches dans le fichier Kardex (fichier papier). En effet, les périodiques y étaient bulletinés[10] à réception jusqu'en 2009. Depuis cette tâche se fait de façon informatique au moyen d'un tableur. Prochainement, le module de catalogage du logiciel Koha devrait permettre d'intégrer un gestionnaire de bulletinage directement dans le S.I.G.B.. 

J'ai également découvert certains bulletins municipaux limousins simplement en rangeant des boîtes dans les magasins et après m'être assurée qu'ils concernaient des villes de la région, je les ai ajoutés à ma liste. Ces bulletins ne se trouvaient pas dans le fichier Kardex soit par erreur d'enregistrement ou bien de par l'évolution du titre : en effet il n'est pas rare que les bulletins municipaux changent de titre en même temps que la commune change de Maire, on trouve également des bulletins avec des suppléments dont les titres sont très proches. De ce fait, des erreurs ont pu être commises ce qui explique l'absence de fiche pour certaines publications municipales.

Malgré ces deux actions de recherche conjointes, un certain nombre de bulletins municipaux n'auront pas été recensés, et ne disposent donc pas à ce jour de notice bibliographique visible à l'O.P.A.C.[11]. Il faudrait pour parvenir à cette exhaustivité, entreprendre un chantier conséquent concernant les périodiques. Bien que ce désir soit fort au sein du service, il ne dispose pas des moyens humains nécessaires à une telle entreprise. 

J'ai finalement détecté une centaine de bulletins municipaux que j'ai ensuite catalogués[12] au format UNIMARC[13] à l'aide de S.I.G.B. Loris. 

Les deux illustrations suivantes nous montre la notice du bulletin municipal de la commune de Goulles (19), dans deux S.I.G.B. différents : Loris et Koha. Les informations données au lecteurs à l'O.P.A.C. restent identiques, seule la présentation varie d'un logiciel à l'autre.

On peut noter que les notices portent l'adresse internet de la commune. Chaque fois que la ville concernée par le bulletin municipal catalogué dispose d'une adresse internet officielle, celle-ci est adjointe à la notice bibliographique. Cela permet de mettre en valeur le fonds du dépôt légal ainsi que la commune.

Illustration 1 : Notice bibliographique du bulletin municipal de la commune de Goulles (19) affichée dans le logiciel Loris

(Sources : copie d'écran de l'auteur)

Illustration 2 : Notice bibliographique du bulletin municipal de la commune de Goulles (19) affichée dans le logiciel Koha

(Sources : copie d'écran de l'auteur)

II.1.2- ...Et de ses lacunes

Au fur et à mesure du traitement de ces périodiques, je me suis rendue compte que les collections étaient toutes lacunaires. Certaines ne comportent qu'un seul numéro, souvent le premier, d'autres des numéros épars. S'il y a des collections qui paraissent complètes, elles correspondent à des numéros assez récents et cela laisse penser qu'un bulletin paraissait auparavant, mais qu'il a changé de série et que la numérotation a donc été reprise au numéro un.

Ces carences dans les collections peuvent s'expliquer par un changement d'imprimeur hors Limousin, par des oublis ou bien par un changement de Maire, qui n'a pas connaissance de son obligation de dépôt légal. En effet, en ce qui concerne les bulletins municipaux, lorsque que l'impression est réalisée à la mairie, c'est le maire qui endosse la fonction de directeur de publication, et à qui incombe la charge de dépôt. Si le travail d'impression est réalisé par un prestataire extérieur, c'est alors à l'imprimeur de déposer la publication.

Si ce travail m'a permis de me familiariser et d'appréhender le monde des périodiques, il m'a également fait prendre conscience de ses lacunes. Il est frustrant de ne pas disposer de collections complètes mais il est d'autant plus dommageable de ne pas recevoir les bulletins municipaux. Ils sont le reflet réel de la vie d'une commune et de ses habitants, de l'importance de la municipalité et de la politique mise en œuvre. Le besoin de compléter les collections et de collecter les publications municipales est à mettre en parallèle avec deux faits distincts : depuis juillet 2010, le dépôt légal préfecture a été aboli alors qu'il permettait aux archives départementales de constituer une collection complète de telles publications. Même si certaines mairies n'ont pas connaissance de cette suppression, ce dont j'ai pu me rendre compte en entrant en contact avec ces dernières, un accord tacite consiste à ne pas « ébruiter » cette information. Les archives départementales continuent alors de percevoir les publications et d'accroître leur fonds. Ainsi, les bulletins municipaux sont consultables sur différents sites, et en cas de sinistre grave de type dégâts des eaux ou incendies, qui détruirait les collections, on peut espérer que soit le dépôt légal soit les archives départementales disposerait encore de son fonds de publications municipales.

L'autre fait à prendre en compte est que la BnF ne souhaite plus recevoir les bulletins municipaux au titre du dépôt légal éditeur. Ce fait n'est pas du à un désintérêt de la BnF mais à une charge de travail très importante qui l'oblige à hiérarchiser ses missions : la réception et le traitement des documents, dont les bulletins municipaux ne font pas partie.

A la lumière de ces deux éléments, et en complément de la mission initiale du dépôt légal, il est primordial de collecter et de conserver les bulletins municipaux, afin qu'il soient consultables et communicables auprès du public de façon pérenne.

II.2- La singularité des publications éphémères

II.2.1- Comment définir une publication éphémère ?

Anne-Marie Bertrand dans son article « Éphémères et curiosités »[14] cite Nicolas Petit de la BnF selon qui l'éphémère est « tout ce qui n’est pas livres de bibliothèque ». Il conviendra donc de définir, par opposition au livre[15], comme éphémère toute publication comportant moins de 49 pages. En ce qui concerne le D.L.I., les publications éphémères sont donc des brochures, des flyers, des plaquettes... 

Les affiches entrent également dans le cadre des publications éphémères mais ce sujet a déjà été traité par Mlle Céline Rouanne, étudiante en licence professionnelle Métiers des Bibliothèques et de la Documentation au cours de l'année universitaire 2009-2010. Son rapport de stage est consultable en ligne.[16] 

Si l'on peut définir les publications éphémères de par leur support, on peut également les définir grâce à leur contenu, à l'information qu'elles diffusent. En effet, ce contenu se rapporte la majeure partie du temps à un événement ponctuel (festivals, concerts, conférences, réunions politiques, pratiques commerciales ...) ou à des données temporaires (horaires, tarifs…) pour lesquelles la publication a été spécifiquement émise. La publication est alors du fait de son contenu éphémère, car ce dernier ne dure qu'un temps.

En dernier lieu, il est possible de définir l'aspect éphémère de ces publications en s'intéressant à leur nature et à leur forme. En effet, ces imprimés sont mis à disposition du public : sur des présentoirs, collés, punaisés … Il apparaît comme évident que le but n'est pas ici à la conservation mais à la diffusion. C'est en répondant à ce besoin de diffusion que les publications acquièrent leur aspect éphémère : elles sont « mal menées » et leur espérance de vie diminue au gré de leur utilisation par le public.

II.2.2- Leurs particularités et leur place au sein du dépôt légal imprimeur

Si les publications éphémères sont nombreuses, seul un petit nombre parvient au D.L.I.. La majorité de ces publications présentes au D.L.I. de Limoges sont envoyées par l'imprimeur Fabrègue, ou encore Rivet, et dans une moindre mesure, Maugein à Tulle et l'Imprimerie du Corrézien à Naves. Elles sont parfois collectées par les employés du D.L.I. eux-même.

Lorsque l'imprimeur fait parvenir régulièrement ses publications, celles-ci sont conservées car il s'agit d'un imprimeur local. Mais l'information distillée peut n'avoir aucun rapport avec le Limousin. Par exemple, durant mon stage ont été réceptionnés des guides de constructeurs automobiles ou bien des règles de jeux de société en Allemand.

Illustration 3 : Exemples de brochures imprimées en Limousin, dont le contenu n'est pas régional

(Sources : photographie de l'auteur)

Souvent imprimés par des associations, des petites structures etc..., ces éphémères ne parviennent pas jusqu'au service du D.L.I., la plupart du temps par méconnaissance de l'obligation de dépôt légal. Du côté des imprimeurs de la région, on ne peut pas invoquer cette méconnaissance, cependant malgré les articles L. 131-2 du code du patrimoine et 1er du décret n°93-1429 rares sont ceux qui effectuent le dépôt des brochures, tracts et autres affiches. Ils réalisent néanmoins le dépôt des monographies et des périodiques. Peut-être considèrent-ils que ces éphémères sont des publications de moindre intérêt comparées aux autres travaux qu'ils peuvent réaliser ? On peut également penser, dans le cas des affiches, que de par leur coût de revient, cela obligerait les imprimeurs à facturer le prix de ce travail supplémentaire aux clients, les rendant alors moins attractifs que d'autres imprimeurs.

Quelques soient les causes de ces omissions, elles sont d'autant plus préjudiciables que ces imprimés sont souvent porteurs d'informations très locales. Ils ont donc une place légitime et entière au D.L.I. en tant que représentants d'une région dans son époque, que mémoire de la civilisation au travers de ses imprimés.

Il peut sembler antinomique que ces publications soit conservées au dépôt légal, car l'on tente de conjuguer éphémère et pérennité. Cependant, elles ont une haute qualité régionale et s'inscrivent parfaitement dans les missions du dépôt légal.

III- Collecte et traitement des publications périodiques

III.1- Relances auprès des mairies

Le catalogage des bulletins municipaux a été le moyen de dresser des états de collection[17] et d'en constater les lacunes.  

Après avoir énuméré la liste des mairies concernées[18] par ces publications, je m'en suis rapprochée par contact téléphonique. Le but de mon appel était de leur expliquer les missions du dépôt légal et la collaboration que nous souhaitions mettre en place avec eux, afin de recevoir régulièrement leur bulletin municipal, voire des bulletins plus anciens. 

Dans un second temps, un courrier ou un email récapitulatif[19] leur était envoyé afin « d'officialiser » notre partenariat. 

Le choix d'établir d'abord un contact téléphonique et d'ensuite envoyer un courrier a été fait dans le but de personnaliser l'échange avec les mairies, espérant ainsi donner lieu à des suites favorables. Cela permettait également de répondre aux diverses interrogations quant à l'organisation précise du partenariat (questions fréquentes relatives aux frais de port), ou bien quant au service du dépôt légal.

La prise de contact avec les mairies a toujours été bonne, et les partenariats se sont mis en place facilement. Mes interlocuteurs ont été réceptifs au rôle du dépôt légal, parfois même flattés de l'intérêt qui était porté à leur publication.

Chaque fois que cela a été possible, les mairies ont accepté de nous faire parvenir leur bulletin municipal plus régulièrement, mais également de nous fournir des numéros plus anciens afin de compléter nos collections. Pour la collecte de ces anciens numéros, nous avons proposé trois solutions aux mairies : envoi du document original, envoi de photocopies si les mairies ne disposaient plus que d'un seul original, ou encore transmission des fichiers informatiques si la réimpression leur était trop coûteuse.

A la fin de mon stage, le nombre de mairies contactées s'élevait à 23, dont 21 s'engageant à nous transmettre régulièrement leur bulletin et dans la mesure du possible les numéros manquants. Cependant, je n'ai pas disposé d'un temps de recul suffisant pour pouvoir mesurer les retombées de mon travail. De plus, de nombreuses mairies qui ont accepté ce partenariat m'ont signalé que leur envoi ne se ferai qu'après juillet, mois au cours duquel certains de ces hôtels de ville sont fermés, ou en effectifs moindres pour la période de vacances.

Si je n'ai pas pu apprécier l'impact direct de ces prises de contact, je suis tout de même optimiste sur la prochaine réception des bulletins municipaux : à mon départ, les mairies de Beaulieu-sur-Dordogne, Bessines-sur-Gartempe et Bosmie-l'Aiguille nous avait déjà fait parvenir les numéros manquants de leurs bulletins municipaux.

III.2- Mise en place d'un réseau parallèle

III.2.1- Choix des « points relais »

En ce qui concerne les publications éphémères, mon travail consistait à établir des « points relais » qui nous permettraient de recevoir les publications par un autre biais que la voix légale du D.L.I.. L'établissement de ce réseau « parallèle » découle du constat de non réception de ce type de documents.

Ma première idée fût de rédiger un questionnaire et d'enquêter auprès de lecteurs, que nous aurions alors considérés comme un échantillon représentatif de la population. Le but aurait été de déterminer ce qui, pour les habitants de la région, représentait des critères typiques de la région. L'interrogation aurait porté sur des villes, des sites touristiques, des entreprises ou bien des personnalités. Malheureusement, face à la somme de travail que cela aurait engagée (interrogation des 500 personnes environ, dépouillement et analyse de données) et par rapport à la durée du stage, le choix du questionnaire comme outil de sélection de « points relais » a été écarté.

En parallèle, j'ai découvert le blog Limousin qui-es-tu ?[20] qui, comme je l'avais souhaité avec le questionnaire, a pour but de définir une identité limousine. Je me suis donc rapprochée de M. Adrien Marche, son créateur, afin d'échanger avec lui sur les éléments de réponses qu'il avait pu obtenir. Malgré sa volonté de coopération, il n'a pu partager avec moi ses résultats car l'étape d'analyse et de synthèse des données n'était prévue que pour la mi-juin. De même que pour le questionnaire, le délai était trop court pour que je puisse exploiter ces résultats avant la fin du stage. 

Il m'a donc fallu déterminer de façon arbitraire, concertée avec les agents du dépôt légal, quelles institutions j'allais sélectionner puis contacter afin d'établir un partenariat avec elles. Ce choix s'est effectué selon les critères suivants : dans un premier temps, Mme Hennequin avait formulé le vœux de s'adresser à toutes les filières, et non pas seulement la culture, sur-représentée au dépôt légal. Je me suis donc tournée vers les Chambres de Commerce et d'Industrie (C.C.I.) des trois départements. À l'aide du « Panorama des entreprises 2011 »[21] j'ai dressé une liste d'entreprises émanant de secteurs divers : agroalimentaire, B.T.P., commerce, économie, industrie et services. Afin que les publications reçues par ces « points relais » soient effectivement traitées, j'ai limité la liste des entreprises aux dix premières structures ayant le chiffre d'affaires ou le nombre de salariés le plus important, selon le classement effectué par le « Panorama des entreprises ».

Bien que le désir d'exhaustivité soit prégnant au sein du service du dépôt légal, il me fallait garder en mémoire que le traitement d'un nombre exponentiel de brochures n'est pas réalisable avec un employé et demi.

Dans un second temps, la demande qui m'était faite formulait le désir de couvrir les trois départements du Limousin. En effet tout comme le secteur culturel les publications issues de la Haute-Vienne sont largement majoritaires dans le fonds du dépôt légal.

Ainsi les mairies, bibliothèques et offices du tourisme des Préfectures et Sous-Préfectures de la région Limousin ont été contactées.

En plus de ces « points relais », il a été décidé de solliciter les institutions dont la vocation et l'intérêt étaient de valoriser le patrimoine et l'identité limousine. Ainsi ont été contactés : le Comité départemental du tourisme de la Haute-Vienne, la Maison régionale du tourisme (87), les évêchés de la Haute-Vienne et Creuse, de la Corrèze pour les Ostensions et autres manifestations religieuses ainsi que l'association du chemin Saint Jacques de Compostelle et que les amis de la Route Richard Cœur de Lion.

L'ensemble des « points relais »[22] peut donc se résumer ainsi :

Tableau 1 : Tableau récapitulatif des « points relais »

Institution | Nombre
Tourisme | 11
Culture | 8
Entreprises | 63

dont : Agroalimentaire

BTP

Commerce

Économie

Industrie

Services

10

10

10

10

13

10

Service public | 8
Divers | 5
Total | 95

Il m'a fallu effectuer des choix pour créer une liste de partenaires, pour autant, cette dernière n'a pas pour vocation d'être figée et définitive. En effet, le dépôt légal est la mémoire d'une région à un moment donné. Il faudra donc envisager dans quelque temps de les mettre à jour. Ce pourra alors être l'occasion de mettre en œuvre les pistes de réflexion citées précédemment qui n'ont pu aboutir.

III.2.2- Prise de contacts

Afin d'établir les partenariats avec les différentes institutions, j'ai procédé de la même façon qu'avec les mairies : contact téléphonique puis envoi d'un courrier (ou mail) explicatif[23]. 

La liste des institutions sélectionnées, n'ayant pu être en totalité exploitée, cette dernière a été remise à Mme Hennequin, qui pourra à son tour l'exploiter si elle le désire.

La prise de contact a été beaucoup plus difficile avec les entreprises. En effet, j'ai souvent eu du mal à trouver le bon interlocuteur : ainsi j'ai été transférée des services communication aux services marketing, voire au siège de l'entreprise, non domicilié sur la région. De plus, la personne compétente était souvent absente ou en réunion et l'on m'a demandé à plusieurs reprises de renouveler mon appel ultérieurement.

J'ai également été confrontée à un problème de réception et de compréhension de l'information. Les entreprises que j'ai contactées me sont apparues peu sensibles aux missions du dépôt légal, certaines n'ont pas compris l'intérêt de conserver de tels documents.

Enfin, j'ai pu percevoir chez certaine institutions que j'ai contactées une réelle réticence à l'idée d'une possible diffusion de leurs publications.

En ce qui concerne les mairies, bibliothèques et offices du tourisme, il m'a été plus facile d'établir un contact, et mes interlocuteurs se sont sentis concernés et intéressés par ma demande. Ils ont tous accepté d'établir un partenariat avec nous et nombreux se sont montrés curieux au regard du service du dépôt légal qu'ils ne connaissaient pas ou mal.

Au total, 38 institutions ont été contactées : 16 ont accepté de devenir un « point relais » pour le service du dépôt légal, 22 sont à recontacter et 1 a refusé le partenariat.

Ce travail m'a finalement amené à conclure que la sur-représentation du milieu culturel dans le fonds d'éphémères du dépôt légal trouve son explication du fait :

·d'une organisation différente entre le secteur privé et le secteur public : dans le secteur privé, les interlocuteurs sont moins disponibles,

·d'une sensibilité moindre dans le secteur privé aux missions du dépôt légal que dans le secteur public.

La filière culturelle étant essentiellement portée par des institutions publiques, il est logique que ce thème soit récurent et prédominant dans le fonds du dépôt légal.

III.3- Recueil d'éphémères

III.2.1- Réception et traitement au dépôt légal imprimeur de Limoges

A réception, ou après leur collecte, les brochures sont traitées par lots, par recueils comme il est d'usage à la BnF.

« b. Brochures et imprimés traités en recueils :
Il s’agit d’imprimés de type publicitaire, informatif, technique ou de propagande (prospectus, dépliants, brochures, affichettes, tracts…) ; ces documents ne sont pas, à la différence des monographies, traités à la pièce par la BnF. »[24] 

Un plan de classement, propre au D.L.I. de Limoges permet de trier les documents en fonction de leur sujet. Ce plan de classement ayant été établi avant mon arrivée au dépôt légal, je m'en suis servi comme outil de travail après y avoir apporté quelques ajouts[25]. 

Les lots de documents sont ensuite compostés selon les règles établies par la BnF :

« L’empreinte alphanumérique des composteurs est uniformisée et comporte 4 éléments séparés par un tiret :
- la ville : les 3 premières lettres du nom de la ville ;
- l'année : les 2 derniers chiffres de l’année ;
- un numéro spécifique par catégorie de documents :
1 = livres et imprimés divers
2 = périodiques
3 = autres documents
- un numéro d'ordre sur 6 caractères »[26] 

Illustration 4 : Exemple d'une brochure compostée au cours de l'année 2011

(Sources : photographie de l'auteur)

Illustration 5 : Composteur agréé par la BnF pour les monographies et les brochures

(Sources : photographie de l'auteur)

L'illustration 4 nous montre une brochure portant le numéro de compostage LIM-11-1-000034, en haut à droite. Il s'agit d'un document issu du 34ème lot de brochures composté dans l'année 2011.

Un registre d'entrées, tenu sur tableur, permet de comptabiliser les documents reçus et permet également un traitement plus précis : en effet, pour chaque lot de documents sont précisés les départements concernés et l'imprimeur.

Les documents sont ensuite rangés dans des boîtes de conservation en carton neutre, suivant le plan de classement établi au préalable.

L'année 2009 a permis de récolter 1357 brochures dont 449 imprimées dans la région et/ou au contenu limousin. Ces chiffres ont augmenté significativement en 2010 pour passer à 1947 brochures dont 954 concernant la région.

L'établissement des « points relais » nous permet d'espérer de doubler la réception d'éphémères limousins par rapport à 2010, ce qui représente environ 2000 documents attendus.

Afin de gérer au mieux la réception des brochures au dépôt légal, j'ai envisagé qu'un meuble dédié à ce type de documents soit commandé. Pour coïncider avec le plan de classement, ce meuble devra comporter au minimum 19 tiroirs, un pour chaque catégorie. Par sécurité et afin d'obtenir une gestion plus malléable, il est envisageable que le meuble comporte un ou deux tiroirs surnuméraires.

Un échantillon test nous a permis de calculer que 150 documents mesuraient 13 centimètres de hauteur. Cela a permis de calculer que pour réceptionner 2000 documents par an, chaque tiroir devra mesurer 8,75 centimètres de hauteur (175/20 = 8,75).

Tableau 2 : Mesures prévisionnelles pour le meuble de classement

Nombres de brochures | 150 | 2000
Nombre en centimètres | 13 | 173

Pour correspondre à la façon dont les documents sont traités, le meuble devra comporter trois colonnes, une pour chaque département. Le traitement par imprimeur se fera à l'intérieur de chaque tiroir et ce, par ordre alphabétique.

Enfin, des tiroirs amovibles permettraient de traiter les documents lots par lots de façon aisée.

Un tel meuble trouverait sa place dans le hall d'entrée actuel du dépôt légal, auquel cas il devrait néanmoins comporter une serrure, les locaux accueillant du public du fait de la situation du Musée de la Résistance au rez-de-chaussée du bâtiment. Le Musée devant déménager au cours de l'été, l'ajout d'une serrure au meuble de classement serait moins nécessaire, si tout le bâtiment est consacré au service du dépôt légal.

Suivant tous les critères énoncés précédemment, mes recherches m'ont permis de trouver un modèle de meuble de classement, présenté ci-après, correspondant aux besoins du dépôt légal. Il pourra selon le désir des agents du dépôt légal, et en fonction du budget qui leur sera alloué, être acquis afin de finaliser le travail entrepris sur les publications périodiques et en faciliter le traitement.

Tableau 3 : Tiroirs du meuble de classement

Tiroirs pour armoires et comptoirs 3 colonnes
Tiroir | Hauteur hors tout (cm) | l x P x H utiles (cm)
TP3 | 3 |  25 x 33 x 2,6
TP6 | 6 | 25 x 33 x 5,5
TP9 | 9 | 25 x 33 x 8,5

Illustration 6 : Meuble de classement correspondant aux besoins du dépôt légal

(Sources : manutan.fr)

Illustration 7 : Détails et éléments complémentaires du meuble de classement

(Sources : manutan.fr)

Conclusion

Ce stage m'a permis de découvrir le monde très particulier des périodiques. Le traitement physique et intellectuel de ce fonds, la mise en place des « points relais » et la réflexion préalable que cela a engendré, pourra je l'espère, contribuer au bon développement des collections et à la complétion de leurs lacunes.

Il m'a également été offert l'opportunité de travailler dans un service peu connu qu'est le dépôt légal. S'il est parfois considéré comme « l'envers du décor » dans le monde des bibliothèques, il permet cependant de disposer de fonds très variés et très riches.

En totale adéquation avec le Pôle Limousin et Patrimoine, le dépôt légal doit aujourd'hui s'inscrire dans la même politique de valorisation auprès du public, mission qui a déjà été entreprise avec la conférence tenue le 21 mai 2011 par Mme Hennequin.

Des visites des locaux et des collections organisées en direction des collègues de la Bfm ou de chefs d'entreprises privées sur Limoges viennent s'ajouter à la volonté qu'a le service du dépôt légal de s'étendre sur l'extérieur. Dans ce sens, une visite réservée aux imprimeurs est envisagée pour 2012. Ouvrir les portes de la Chapelle de la Règle au grand public serait encore une occasion de faire connaître l'univers du dépôt légal au plus grand nombre et de le sensibiliser à la vocation patrimoniale et culturelle qui est la sienne.

On peut également envisager qu'une exposition soit organisée autour du thème du dépôt légal : registres d'entrées, composteurs officiels et autres outils de travail pourraient y être présentés. La Bfm disposant d'un numériseur, il serait également possible d'agrémenter les collections mises en ligne avec des pièces remarquables et libres de droits provenant du fonds du dépôt légal.

Dans une même optique de valorisation, il serait également bénéfique de signaler à l'O.P.A.C. les brochures et tracts traités en recueil, bien que cette tâche nécessite un travail conséquent en amont.

Enfin, il faudrait informer les lecteurs de la possibilité de faire parvenir les documents du dépôt légal à la Bfm ou dans une de ses annexes.

Au même titre que des collections en libre accès, les fonds du dépôt légal sont un enrichissement pour les lecteurs. Ils doivent donc jouir d'outils de communication identiques et du même intérêt de la part des professionnels.

Bien que nécessitant un engagement fort de la part des membres du Pôle Limousin et Patrimoine, une telle politique ne saurait que conférer une valeur ajoutée au « charme de l'éphémère ».

Monographies

ALIX Yves. Le métier de bibliothécaire. Paris : Éditions du Cercle de la Librairie, 2010, 1 volume, 565 pages. (Collection Bibliothèques).

BARRON Géraldine. Gérer les périodiques. Villeurbanne : Presses de l'enssib, 2008, 1 volume, 168 pages. (Collection La Boîte à outils).

HARACHE Christine, LAUCHET Martine. Organiser et faire vivre le classement. Issy-les-Moulineaux : ESF Éd., 2000, 1 volume, 133 pages. (Collection Guides Pratique de la Cegos).

MOUREN Raphaëlle. Manuel du patrimoine en bibliothèque. Paris : Éditions du Cercle de la Librairie, 2007, 1 volume, 416 pages. (Collection Bibliothèques).

ODDOS Jean-Paul. La conservation. Paris : Éditions du Cercle de la Librairie, 1995, 1 volume, 405 pages. (Collection Bibliothèques).

PETIT Nicolas. L'éphémère, l'occasionnel et le non livre à la bibliothèque Sainte-Geneviève : XVe-XVIIIe siècles. Paris : Klincksieck, 1997, 1 volume, 256 pages. (Collection Corpus iconographique de l'histoire du livre)

Ressources en ligne et sites internet

BERTRAND Anne-Marie. Éphémères et curiosités, BBF, 2005, n° 1, page 90. Consultable en ligne : http://bbf.enssib.fr. (Consulté le 05 juillet 2011)

BIBLIOTHÈQUE NATIONALE DE FRANCE. Bnf – Dépôt légal. Consultable en ligne : http://www.bnf.fr/fr/professionnels/depot_legal.html. (Consulté le 05 juillet 2011).

BIBLIOTHÈQUE NATIONALE DE FRANCE. Réseau des bibliothèques dépôt légal imprimeur : 2èmes journées. Consultable en ligne : http://www.bnf.fr/fr/professionnels/journees_poles_associes/a.2e_journee_bdli.html. (Consulté le 05 juillet 2011).

Code du patrimoine. Consultable en ligne : http://www.legifrance.gouv.fr/affichCode.do?cidTexte=LEGITEXT000006074236&dateTexte=20100626. (Consulté le 05 juillet 2011).

BIBLIOTHÈQUE NATIONALE DE FRANCE. Guide du dépôt légal imprimeur 2006. Paris : Ministère de la culture, 2006, 28 pages. Consultable en ligne : http://www.bnf.fr/documents/guideDL_2006.pdf. (Consulté le 05 juillet 2011).

LE POPULAIRE DU CENTRE. Panorama des entreprises : édition 2011. Limoges, Clermont-Ferrand : Le Populaire du Centre, La Montagne, 2011, 1 volume, 91 pages. Consultable en ligne : http://www.centrefrancepub.com/V2-5/?NumCatalogue=66. (Consulté le 05 juillet 2011).

[1] Bibliothèque francophone multimédia.

[2] Article L.310-5 du Code du patrimoine.

[3] Bibliothèque nationale de France.

[4] D.L.I..

[5] Système intégré de gestion de bibliothèque.

[6] Consultable en ligne : http://www.bm-limoges.fr/limousin_collections_numerisees.html. (Consulté le 05 juillet 2011).

[7] Consultable en ligne : http://twitter.com/#!/BfmPatrimoine. (Consulté le 05 juillet 2011).

[8] Code du patrimoine

[9] Le Musée de la Résistance étant en cours de déménagement, la possibilité de dédier l'intégralité du bâtiment au service du dépôt légal est à l'étude.

[10] Bulletinage : enregistrement régulier des livraisons d'une publication en série, au fur et à mesure de leur arrivée dans un service, permettant de connaître l'état de la collection. Consultable en ligne : http://www.adbs.fr/bulletinage-16373.htm?RH=OUTILS_VOC. (Consulté le 05 juillet 2011).

[11] Online public access catalog

[12] Annexe I: Liste des notices des bulletins municipaux réalisées.

[13] Universal Machine Readable Cataloging.

[14] Référence en bibliographie

[15] Livre : Publication non périodique comptant au moins quarante-neuf pages, pages de couverture non comprises, éditée dans un pays particulier et formant une unité bibliographique indépendante. Consultable en ligne : http://www.adbs.fr/livre-2—17657.htm?RH=OUTILS_VOC. (Consulté le 05 juillet 2011).

[16] Consultable en ligne : http://epublications.unilim.fr/memoires/licenceprombd/index.php?id=150.(Consulté le 05 juillet 2011).

[17] État de collection : indication du nombre de fascicules, de volumes ou d'années d'une publication en série possédés par un organisme documentaire. Consultable en ligne : http://www.adbs.fr/etat-de-collection-17069.htm?RH=OUTILS_VOC. (Consulté le 05 juillet 2011).

[18] Annexe II : Liste des mairies à contacter pour les bulletins municipaux et état de collection de leurs publications.

[19] Annexe III : Courrier récapitulatif envoyé aux mairies.

[20] Consultable en ligne : http://www.limousinquiestu.fr. (Consulté le 05 juillet 2011).

[21] Consultable en ligne : http://www.centrefrancepub.com/V2-5/?NumCatalogue=66. (Consulté le 05 juillet 2011).

[22] Annexe IV : Liste des partenaires contactés.

[23] Annexe V : Courrier récapitulatif envoyé aux « points relais ».

[24] Guide du dépôt légal 2006.

[25] Annexe VI : Plan de classement.

[26] Guide du dépôt légal 2006.